Seks suksessfaktorer til bruk ved sysselsettingskrav i anskaffelser

Et svenskledet EU-prosjekt har etter analyser og innhentede eksempler kommet frem til seks suksessfaktorer for de som ønsker å stille sysselsettingskrav i offentlige anskaffelser. Tydelig ledelsesforankring og god kunnskap om de aktuelle bransjene er viktig. God forståelse og kunnskap hos alle parter om hva sysselsettingskrav er og hva de kan benyttes til, understrekes.

Faktorene stammer fra det EU-finansiert prosjektet «Sysselsättning genom offentlig upphandling» – som Upphandlingsmyndigheten ledet. Underveis kikket prosjektet nærmere på hva som kreves for å lykkes med anskaffelser med sysselsettingskrav. Med to risikoanalyser og flere eksempler fra Sverige og øvrige EU-land i ryggen identifiserte prosjektet disse seks faktorene.

• Tydelige beslutninger og støtte fra ledelsen

Først og fremst må de som bestemmer i offentlig sektor ha en tydelig strategi og forankrede styringsdokumenter. Det kan være i form av oppdragsbrev eller anskaffelsespolicy. En anskaffelsespolicy kan f.eks. gi retningslinjer om å ta inn sosiale hensyn, bruke reserverte kontrakter eller å oppfylle et politisk arbeidsmarkedsmål gjennom anskaffelser.

• Gjør en bransjeanalyse

For å avgjøre om det er egnet md sysselsettingskrav i de ulike bransjene er det en god ide å gjøre en bransjeanalyse, f.eks. gjennom kontakt med arbeidstager- og arbeidsgiverorganisasjonene.

• Se det fra leverandørens perspektiv

Sysselsettingskrav i offentlige anskaffelser kan forandre leverandørens forutsetninger for å delta i anskaffelsen. Kravene må ikke gjøre det uforholdsmessig vanskelig for små og mellomstore foretak å delta. En måte å forberede en anskaffelse med mål om å øke sysselsetting er å være åpen og tidlig i prosessen føre dialog med markedet om mulighetene for å stille sysselsettingskrav. Også andre måter finnes, f.eks. å stille dialogkrav, legge til rette for reserverte kontrakter eller ved å dele opp en anskaffelse i mindre deler.

• Forberede sysselsettingsprosessen

Det lokale arbeidsmarkedet bør analyseres for man stiller sysselsettingskrav. Vinneren av konkurransen bør også tilbys støtte i prosessen med å finne egnede kandidater til praksisplassene eller ansettelsene som angis i kontrakten. Arbeidsmarkedsanalysen og prosessen med å finne kandidater til praksisplassene og ansettelser kan med fordel håndteres av Arbeidsformidlingen eller tilsvarende.

• Samarbeid internt og eksternt

En viktig suksessfaktor er et velfungerende samarbeid mellom anskaffelsesenheten, intern eller ekstern arbeidsmarkedsaktør og leverandør gjennom hele innkjøpsprosessen. God forståelse og kunnskap hos alle parter om hva sysselsettingskrav er og hva de kan benyttes til, er viktig.

• Følg opp kravene som er stilt

Det må finnes nok ressurser og kompetanse til å gjennomføre oppfølgingen. Ansvaret kan ligge hos innkjøpsfunksjonen eller arbeidsmarkedsforvaltningen og kan utføres av interne eller eksterne ressurser. Hvem som har ansvaret, bør besluttes før anskaffelsen settes i gang.