eHandel gir mer effektive storkommuner – GLN sikrer treffsikker varelevering

Det er en stor fordel å ha GLN (Global Location Number), fastslår rådgiver Linda Lieberknecht i Indre Østfold kommune: – Vi har til nå opprettet over 200 nye GLN for kommunen, og skal nok opp i rundt 1000 totalt. Standarden sikrer varelevering til riktig avdeling – ikke bare riktig bygg. Dessuten blir sporbarheten og kontrollen bedre i hele handelsprosessen. Varer som er levert feil, eller som aldri kommer til rette, er en utgift man bør unngå i de nye storkommunene, avslutter. I den nye kommunen står innføring av digitale anskaffelsesprosesser høyt på dagsorden.

1.januar 2020 ble østfoldkommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad forent i den nye storkommunen Indre Østfold. Kommunen har nå fått en ordfører fra Senterpartiet, og hovedadministrasjonen har flyttet inn i Askim rådhus. Her sitter også den nyopprettede innkjøpsavdelingen for storkommunen, eller «seksjon anskaffelser», der Linda Lieberknecht er rådgiver og jobber med implementering av eHandel og standarder som GS1 sitt Global Location Number (GLN).

– Fire av de fem rådhusene er fortsatt i bruk, med kommunalområdet økonomi og virksomhetsstyring i Askim, «Helse og oppvekst» i Eidsberg, «Næring, plan og teknikk» i Trøgstad og NAV i Spydeberg. I utgangspunktet var vi bare to personer som jobbet med anskaffelser i de fem kommunene, men i den nye seksjonen for anskaffelser teller vi nå seks ansatte inkludert leder, forteller Linda Lieberknecht.

Marianne Clausen, som har ansvar for offentlig sektor i GS1 Norway, mener innføring av eHandel og innføring av standarden GLN bør gå hånd i hånd: – Bruken av åpne standarder som GLN er et viktig bidrag i målet om heldigital offentlig anskaffelsesprosess i kommune-Norge. Vårt klare råd er å iverksette implementering av GLN parallelt med innføring av eHandel. eHandel med GLN vil gjøre anskaffelsesprosesser både enklere, raskere og sikrere, sier hun.

Omfattende tilrettelegging

Seksjon anskaffelser har hatt en travel periode før sammenslåingen, forteller rådgiveren:

– Avdelingen for innkjøp ble samlet allerede etter påsken i 2018 for å forberede sammenslåingen. Nå som vi offisielt er én kommune bruker vi mye tid og ressurser på å tilrettelegge for eHandel i storkommunen. I utgangspunktet var det bare to av fem kommuner som brukte eHandel, men nå skal alle avdelinger innlemmes i dette, forteller rådgiveren, som ser klare fordeler med sammenslåingen.

– Prosessen knyttet til bestilling, kontroll og fakturahåndtering blir mer effektiv og gir besparelser. Samtidig får vi gir bedre data og historisk oversikt over alle anskaffelser. Selv om kommunene tidligere har hatt et volumsamarbeid på anskaffelser, er det fordelaktig å ha ett system i en større enhet som dette. Nå slipper vi direkte handel i nettbutikker, avtaler over e-post og telefon, samt andre transaksjoner det er vanskelig å godkjenne eller spore på et senere tidspunkt, sier Linda Lieberknecht.

Innfører GLN i hele kommunen

Lokasjonsidentifikatoren GLN, som blant annet bidrar til å identifisere mottakssteder ved varelevering, er noe som nå implementeres i hele kommunen. Da kun to av fem kommuner har brukt GLN tidligere, må dette tilpasses for hele den nye enheten.

– Vi har til nå opprettet over 200 nye GLN for kommunen, og skal nok opp i rundt 1000 totalt. Fordi vi hadde mange like adresser i de tidligere kommunene har mange av veier fått nye navn i samarbeid med befolkningen i kommunen. Det er nemlig viktig med helt unike lokasjonsdata når man innfører GLN, sier Linda.

– Vi jobber også med å opprette fullmakter og gjennomføre kurs for dem som skal være bestillere i den nye kommunen. Myndighet til å bestille fordeles nå på færre hender, og alle transaksjoner og godkjenninger gjøres digitalt og bidrar til at innkjøpsprosessene blir sikrere, sier Lieberknecht, som i dag jobber med Visma sitt ERP-system.

Ny kultur krever ny kompetanse

– Har du noen tips til de som ikke har kommet like langt som dere i denne innføringen?

– For mange er det snakk om en helt ny måte å gjøre innkjøp på, så her har vi en kulturendring på gang. Det å begynne denne prosessen så raskt som mulig er viktig, samtidig som ikke undervurderer hvor tidkrevende dette er. Å innføre gode rutiner og et godt samarbeid med regnskapsavdelingen i kommunen er viktig, sier Lieberknecht.

– Det er også viktig å ikke ha for mange bestillere i en kommune, det gir bedre oversikt. Parallelt med kursing av disse må man tidlig få lagt inn flest mulig avtaler i systemet slik at bestillerne kan ha tilgang og komme i gang med elektroniske bestillinger så raskt som mulig.

– Etter vår erfaring er det også en stor fordel å ha GLN. Det sikrer varelevering til riktig avdeling – ikke bare riktig bygg. Dessuten blir sporbarheten og kontrollen bedre i hele handelsprosessen. Varer som er levert feil, eller som aldri kommer til rette, er en utgift man bør unngå i de nye storkommunene, avslutter rådgiver Linda Lieberknecht i Indre Østfold kommune.