Førkommersiell anskaffelse gav gigantisk skybasert lagringsplass for data og analyse

CERN, organisasjon for kjerne- og partikkelfysisk forskning, sto i spissen for en førkommersiell anskaffelse noe utenom det vanlige. Astronomi, genom, foton/nøytron og life science er stikkord for forskning som trenger enorm lagringsplass for data og analyse. Slike verktøy var tidligere ikke kommersielt tilgjengelig, så ti offentlige forskningsinstitusjoner fra sju europeiske land gikk sammen om en førkommersiell anskaffelse under ledelse av CERN. Nå er resultat i bruk – en skybasert, hybrid plattform.

CERN er den europeiske organisasjon for kjernefysisk forskning, en internasjonal organisasjon for partikkelfysisk forskning. Navnet CERN er et akronym for det opprinnelige franske navnet Conseil européen pour la recherche nucléaire.

Analyser og markedsdialog

Forberedelsene for anskaffelsen tok til i januar 2016 med analyser av brukerbehov, markedskapasitet og relevante standarder. En veiledende kunngjøring ble publisert i samme måned, fulgt av en åpen markedsdialog. Selve kunngjøringen kom i juli samme år, etterfulgt av en ny leverandørkonferanse. Anskaffelsen løp frem til desember 2018 med et budsjett på mellom 45 og 50 millioner norske kroner.

I første fase av anskaffelsen forelå en skriftlig designrapport av Hybrid Cloud Platform, i fase nr. to ble en prototype tatt i bruk av gruppen bak anskaffelsen. Fase tre besto av utvikling og testing av plattformen, inklusive utvikling av modeller for betaling av tjenester. Kontraktildelingen var basert på kriteriet økonomisk mest fordelaktig – til sammen om lag 140 underkriterier (!).

Er tatt i bruk

Til sammen 28 multinasjonale leverandører, SMB’er og offentlige forskningsinstitusjoner fra 12 land leverte tilbud. Av disse produserte fire design – innenfor en rammeavtale – for anskaffelsens første fase. Av disse gikk tre videre til fase 2, der en prototyp ble utviklet. I siste fase deltok to leverandører – T-Systems og RHEA, som utviklet prototypene til alminnelig bruk.

En av disse plattformene er nå i bruk, Helix Nebula Science Cloud. Resultat av anskaffelsen har gitt applikasjoner og en samling av data som sluttbrukere innen astronomi, partikkelfysikk, life science og foto-/nøytron-vitenskap kan betjene seg av i denne innovative sky-tjenesten. Senere skal løsningen gjøres tilgjengelig for et videre publikum av offentlige forsknings- og utdanningsorganisasjoner.

Anskaffelsen, som var EU-finansiert, førte for øvrig også til at CERN i 2019 fikk prisen for fremragende innovativ IKT-anskaffelse på den årlige Procura+-konferansen. Procura+ er et nettverk for bærekraftige anskaffelser bestående av europeiske myndigheter.

Hva har de lært?

I sju punkter er erfaringene med denne anskaffelsen oppsummert:

– Bruk tid forut for anskaffelsen (9-12 måneder) til å bli enige om å presisere forsknings- og utviklings-utfordringene, målene og det forventede utbyttet av anskaffelsen.

– Lag møteplasser under forberedelsene, slik at oppdragsgivere og leverandører gradvis kan raffinere fokus ved hjelp av eksperter på slikt.

– Det viste seg å være nyttig med en hoved-oppdragsgiver underveis i anskaffelsen med langvarige relasjoner til alle medlemmer av konsortiet som drev anskaffelsen.

– Sørg for at tildelingskriteriene sikrer at de foreslåtte løsningene fra leverandørene er tilstrekkelig klare og at det utvikles en serie løsninger for hver av utfordringene. Likeledes er det viktig å sørge for at det er tilstrekkelig med konkurranse i de enkelte fasene.

– Fastsett statuspunkter og betalinger underveis for å sikre at kjøpere og leverandører er aktive og engasjerte.

– Etabler mekanismer for kjøperne slik at de kan prioritere utfordringene, kommunisere dem til leverandørene og ta dette i betraktning når ressurser skal fordeles i utførelsesfasen.