Legg oppfølgingsplan, det kan sikre at kravene i anskaffelsen blir oppfylt

Med en plan for oppfølging vet man allerede i en tidlig fase i anskaffelsesprosessen at man har mulighet til å forsikre seg om at kravene i anskaffelsen blir oppfylt. Det skaper trygghet både for en selv og for leverandørene. Å stille for høye krav som ikke kan følges opp, gir risiko for at disse bare blir kostnadsdrivere og uten virkning. Når anskaffelsene er forankret på et mer strategisk nivå, skal de også henge sammen med virksomhetens overgripende mål. Dette fremgikk på et seminar arrangert av svenske kommuners innkjøpssentral.

SKL Kommentus eies av Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) og en majoritet av Sveriges kommuner – som også utgjør deres kunder. I tillegg til en innkjøpssentral tilbyr SKL Kommentus også konsulenttjenester.

På et seminar nylig i regi av SKL Kommentus sto kontraktsoppfølging på dagsordenen. Utgangspunktet var at oppfølging er en viktig del av anskaffelsesarbeidet, men at mange hverken har tid eller ressurser – eller i det hele tatt prioriterer, å gjøre dette arbeide på ordentlig.

Mangel på oppfølging gir grobunn for usunn konkurranse, ble det hevdet. Det er viktig å løfte blikket fra de kravene man stiller i en konkret anskaffelse og fokusere på den større sammenhengen som anskaffelsen er en del av. Hvilke overgripende virksomhetsmål skal anskaffelsen bidra til? Dette er et viktig spørsmål gjennom hele anskaffelsesprosessen – fra forstudier via krav som stilles til oppfølging av kontrakten når den er klar.

Opp til strategisk nivå

For å løfte anskaffelsesspørsmålene til et mer strategisk nivå, skal anskaffelsene henge sammen med virksomhetens overgripende mål, fremgikk det av foredragene på seminaret. Om man, f.eks. vil bli Sveriges med bærekraftige kommune, bør man tenke over hvorledes den aktuelle anskaffelsen kan bidra til det. Hvilke krav bør stilles og hvorledes skal man følge opp disse utfra det definerte målet? I så måte blir det også lettere å avgjøre hva i kontrakten som man bør legge mest tid på å følge opp, når man har det store bildet som rettesnor.

Med en oppfølgingsplan vet man allerede i en tidlig fase at man har mulighet til å forsikre seg om at kravene i anskaffelsen blir oppfylt. Det skaper trygghet både for en selv og for leverandørene.

Ta høyde for oppfølging

Allerede i arbeidet med strategiplanleggingen er det viktig å ta høyde for oppfølging. Vet man at man ikke har ressurser til å følge opp høye krav, skal man kanskje la være å stille slike. Risikoen i så fall er at de bare blir kostnadsdrivere og uten virkning.

Oppfølging kan også sees på som en mulighet til å lære av eventuelle feil og av leverandørene som har mye større kunnskap om det produktet de selger seg inn med, enn hva man har som innkjøper, poengterte foredragsholderne Klara Diskay og Karen Arista Lindquist fra SKL Kommentus.

Snakke med leverandørene

Oppfølgingsarbeidet er en utmerket anledning til å snakke med leverandørene. Er det noe som ikke fungerer? I så fall hvorfor ikke? Kanskje beror det på at kravene som er stillet, ikke er i samsvar med markedet. Det får man jo ikke rede på dersom man ikke følger opp. Oppfølgingen blir dermed en måte å utvikle arbeidet og bli bedre forut for neste anskaffelse.