Fem suksesskriterier bak en felles innovativ anskaffelsesprosess

Fem suksesskriterier løftes frem i kjølvannet av den innovative anskaffelsen som Værnesregionen, Kongsbergregionen og Tromsø kommune sammen gjennomførte for å få Norges første responssenter. Og, som det heter i en gevinstrapport: Prosjektet var godt forankret i de respektive kommunenes toppledelse, som våget å være innovativ og som skjønte hvor viktig det er å være digitalt utrustet for å takle fremtidens utfordringsbilde med økende antall eldre og flere mennesker med behov for helsetjenester.

Den innovative anskaffelsen har ført til at leverandøren, Intelecom (som nå er en del av NetNordic), har fått et nytt produkt i et nytt marked. Kommunene og brukerne får mer effektive løsninger, økt trygghet og selvstendighet. Den innovative anskaffelsen har resultert i bedre helsetjenester for mottakerne.

De nye responssentrene bidrar til at håndteringen av store mengder varsler forenkles, fordi samtlige varsler rettes mot én kanal. Erfaringene fra driften av responssenteret så langt er at ca. 70% av alarmene har blitt avklart av responssenteret.

På nettsiden til Nasjonalt program for leverandørutvikling, innovativeanskaffelser.no, oppsummeres erfaringene med bruken av en innovativ anskaffelse. Kilden er en gevinstanalyse gjennomført av Multiconsult på oppdrag av programmet:

• Samhandling mellom de 3 behovseierne

Kommunene fant ut at de var «på samme sted» prosess- og behovsmessig. Under konkurransegjennomføringen opplevde de større forhandlingsmakt, og leverandørene ser også større potensiale i en stor kundemasse. Anskaffelsen er også et eksempel på at samarbeidende kommuner ikke nødvendigvis trenger å være «naboer».

• Behovsorientert grunnlag for anskaffelsen

Tjenesteutviklingen var forankret i brukernes behov, og ikke som følge av overordnede krav eller politisk beslutning.

• Grundig behovskartlegging

Grundige utredninger av behovene i forkant, med involvering av alle som er berørt i tjenestereisen.

• Bred involvering som sikrer tjenesteinnovasjon

Dialog, inkludering, kursing og informasjon underveis. De ansatte ble trygge på endringene i arbeidsmåte, slik at når implementering av ny løsning ble satt i verk var alle godt forberedt. Dialog med markedet i forkant av konkurransen for å skape felles forståelse for behov med markedet, og bedre å kunne lage et konkurransegrunnlag som «traff» markedet.

• Åpnet opp for ulike leverandører

Innovativ anskaffelsesmetodikk gjorde det mulig for Intelecom å overføre/tilpasse/videreutvikle «sin» teknologi til behovet for responssentertjenester til kommunal tjenesteyting – først og fremst fordi kravspesifikasjonen er funksjonsbasert og åpner opp for at behovene kan løses på ulikt vis.