Dynamisk innkjøpsordning hos Ruter gir åpning for alle – også gründere og SMB

Klagene over hvor vanskelig det er for SMB og gründere å komme med i konkurranser, rir offentlige anskaffelser. Så ikke hos Ruter. De bruker dynamisk innkjøpsordning, i hovedsak når det er kompetanse man etterspør. Ordningen er enkel og lett å komme med i – kvalifikasjonskravene er stort sett skatte- og firmaattest. Når Ruter har ute en konkurranse, er det meste standardisert og gjenkjennbart, mens oppdraget finnes på noen få sider. For Ruter er det effektivt og ressursbesparende å bruke ordningen – og noe mangel på tilbud er det ikke.

Ruter er et felles administrasjonsselskap for kollektivtrafikken i Oslo og Akershus, der det i 2018 ble foretatt 387 millioner kollektivreise. Samtidig står selskapet i dag frem som en av de aller mest hyppige brukere av dynamisk innkjøpsordning. Bruken av denne ordningen tok til i mai 2017, da i forbindelse med en konkurranse om skilt. Noen måneder senere, januar 2018, kom den første med IKT-konsulenter.

I dag benyttes ordningen aller mest når det er konsulenter innenfor IKT – menneskelig kompetanse, som skal hentes inn. Det er totalt 13 fagområder, hvorav 11 på konsulenter, der ordningen benyttes, og på to av dem – team/prosjektledelse og systemutvikling/backend og frontend – er det godt over 100 leverandører på hver. På disse to er det også kjørt flere titalls konkurranser med alt i alt godt over 200 tilbud på hver. På systemutvikling/backend og frontend er hittil over 80 konsulenter vært innom Ruter på oppdrag.

Supplere egen kompetanse

Benny Rytter-Johansen er strategisk innkjøper i Ruter, Christian Willoch leder porteføljestyringen i Ruters avdeling for digitale plattformer og systemer. De to understreker overfor Anbud365 at den teknologiske utviklingen går svært raskt – både når det gjelder nye applikasjoner og utvikling av tidligere. Dessuten blir Ruter mer og mer digitalisert i sin drift, og – i likhet med stadig flere – bygger sine egne plattformer og systemer. – Vi kjøper ikke lenger eksterne til å bygge slikt, men trenger fra tid til annen å supplere egen kompetanse, f.eks. på prosjektledelse og it spesifikk kompetanse, sier Willoch. Til formålet egner dynamisk innkjøpsordning seg godt.

Det er bruk av parallelle rammeavtaler denne ordningen i realiteten erstatter. Rytter-Johansen forteller at Ruter fremdeles bruker andre former for rammeavtaler, da spesielt ved innkjøp av konkrete produkter, som f.eks. reklamebyråtjenester. Men, fremholder de, dynamisk innkjøpsordningen gir oss den nødvendige fleksibilitet, og ved at leverandører løpende kan melde seg på, får vi tilgang ikke bare til dagens marked, men ordningen gjør at vi hele tiden er åpen for hva det til enhver tid eksisterende markedet tilbyr. Og skulle det dukke opp noe som ikke et allerede eksisterende fagområde dekker, etablerer vi en ny dynamisk innkjøpsordning.

Forenkling også for leverandørene

Det er svært enkelt å melde seg på en dynamisk innkjøpsordning. Man trenger ikke bruke stort mer enn noen få minutter, så er man med. Dermed, sier de to, kan store firma, små og mellomstore, gründere – alle fasetter av næringslivet, raskt bli aktør i de konkurransene som arrangeres i det aktuelle fagområdet.

– Vi bidrar rett og slett til at offentlig sektor blir enda mer åpen, poengterer Willoch og Rytter-Johansen. Det offentlige representerer en stor kjøpermakt og for mange næringsdrivende er det viktig å få kontrakter med en offentlig virksomhet. Da må ikke tilgangen gjøres vanskeligere enn strengt tatt nødvendig.

Baserer seg på standardisering

De er tydelige på at det selvsagt er forbedringspotensial i hva de driver med. De baserer seg så å si fullstendig på standardiserte maler, som ofte utvikles etter innspill fra leverandører som har opplevet et dilemma. – Forandringene kommer gradvis, aldri plutselig og store. Det er en fordel for leverandørene, som kjenner oss igjen, presiserer de to, som også legger vekt på at bruk av standardisering gir en vesentlig ressursbesparelse på deres hånd. Bare forhold som f.eks. tilbudsfrister og krav som settes til kompetanse og erfaring, avhengig av oppdragets art endrer seg fra konkurranse til konkurranse. Tilbudsforespørselen (oppdragsbeskrivelsen) forsøker vi å holde nede på noen få sider. I tillegg til selve den dynamiske innkjøpsordningen gjør det at vi treffer bedre blink. Det viser tilbudene som kommer inn.

Kvalifikasjonskravene de benytter for å bli leverandør på en innkjøpsordning er firma- og skatteattest. Ikke noe mer. – Men når vi har en spesifikk tilbudsforespørsel, så har vi spesifikke krav som settes til kompetanse og erfaring, avhengig av oppdragets art. Vi er, påpeker Rytter-Johansen og Willoch, først og fremst opptatt av kompetanse og den overlever gjerne uansett hvorledes det går med det selskapet de er med i. I hvert fall i den tiden vi trenger deres bistand.

Besparelsene

Besparelsene kommer i første rekke på overhead-kostnadene. En god del ved inngangen til konkurransene i og med at prosessen med å utarbeide konkurransedokumenter tar vesentlig kortere tid enn tilsvarende for vanlige rammeavtaler. Mens det kan ta månedsvis å lage konkurransegrunnlag for rammeavtaler, er ofte en knapp måned nok for dynamiske innkjøpsordninger. Så sparer man selvsagt ved at tilbudene som kommer inn, gjerne er «to-the-point». Gjennom kontraktsadministrasjonen sørger de likeledes for at det er færrest mulige avvik fra kontrakten.

På spørsmål om ikke spissingen av konkurransene medfører at antallet tilbud lett blir så få at reell konkurranse ikke finner sted, svarer de to:

– På det meste har vi fått 30 relevante tilbud, normalt seks-åtte. I ytterst få tilfeller har vi vært nede i to-tre tilbud.