Anbud365-kommentatorene (III): Ikke glem “dialogen i høringen”

Høring av konkurransegrunnlag er svært ønskelig, ikke minst hos de mange leverandører som har solid erfaring med oppdragivere som ikke rikker på feil premisser når konkurransen først er i gang. Det understreker Johan Henrik Bjørge som er advokat/spesialrådgiver i NHO Service og Handel – og en av Anbud365-kommentatorene. En lang rekke leverandører til det offentlige er med i denne organisasjonen. Et godt konkurransegrunnlag lykkes når leveransens innhold og mål er klart og tydelig, påpeker Bjørge.

I bestrebelsene med å treffe best med anskaffelser står dialog med leverandørmarkedet sentralt. Noen prøver også ordningen med å sende ut hele eller deler av konkurransegrunnlag på høring på forhånd. Med det som bakteppe inviterte vi vårt kommentatorkorps til å komme med synspunkter. Vi stilte følgende spørsmål – tre til innkjøpere, og dette til leverandører:

• Hva synes dere om å sende ut konkurransegrunnlag på forhånd, hva er evt. erfaringer med det, og hvilke råd vil du i tilfelle gi innkjøpere?

Denne gang er det …

Johan Henrik Bjørge, advokat/spesialrådgiver, NHO Service og Handel

… som kommenterer:

Et godt konkurransegrunnlag lykkes i klarhet på leveransen innhold og mål. Det trigger kvalifiserte bedrifter til å konkurrere om bærekraftige produksjonsmetoder og økt nytte for interessentene i anskaffelsen. Men for å få det til, må man erkjenne at det hverken er nødvendig eller et rasjonelt mål at leverandører eller oppdragsgivere skal forstå alt om leveransen før konkurransegrunnlaget er endelig.

Å la potensielle leverandører komme med innspill på dette stadiet er ikke det samme som å lytte eller gjensidig nyttefull dialog. Det er heller ikke det samme som å få de beste rådene. Fra et leverandørståsted bør en god høringsprosess bidra til:

• Dialog- og ikke bare innspill: Oppdragsgivere må gi en form for kvalifisert respons under høringsprosessen eller rett i etterkant. De fleste leverandører forstår at verden ser annerledes ut fra en oppdragsgiver ståsted, men mange innspill blir opplevd som avvist uten at oppdragsgiver egentlig tar inn over seg hva som skaper utfordringer for leverandøren. Tenk igjennom hvordan tilbakemeldingen skal bearbeides og hvordan høringen kan gi leverandørene økt innsikt tilbake, før det inviteres til høring.

• Balansert kontrakt: For gjensidig nytte bør høringen også etterspørre hvilke premisser i leveransen som kan påvirke bedriftens utvikling i negativ eller positiv retning. Det kan styrke samarbeidsplattformen i kontraktsperioden, og redusere uenigheter i gjennomføringen. En høring som utelukkende skal presse mer “juice ut av sitronen”, er har lav tilbakemeldingsverdi for bedriftene. Enkelte høringer starter med et relativt balansert grunnlag, men i bearbeidelsesprosessen av eksterne og interne innspill “kuttes det” flittig i etterkant på bestemmelser som er ment å gi en balanse i fordeling av kontraktens risiko eller uforutsigbare kostnader. Ulike former for uklarhet eller risiko, skyves over på leverandøren.  F.eks. starter det med henvisning til bruk av en nasjonal fremforhandlet standard på kontraktsområde. Når det endelige konkurransegrunnlaget kommer, er listen over avvik fra det som gav leverandøren kritisk forutsigbarhet, forskjøvet betraktelig. En konkurranse om offentlig kontrakt bør tiltrekke ansvarlige arbeidsgivere og bedrifter, ikke være en konkurranse om å ta mest mulig risiko i blinde. Derfor er innspill som lemper på eller presiserer leverandørrisiko verd å vurdere nøysomt, selv om det også innebærer at oppdragsgiver bør omplassere noe som umiddelbart oppfattes ufordelaktig på sin kappe.  

• Hvordan kravene faktisk virker på bedriftens produksjonsmåte: Høringen bør verifisere om oppdragiver stiller unødvendige eller motsatt – mangler krav til hvordan tjenesten skal leveres. En del innkjøpsforutsetninger kan i kontrakten eller øvrig grunnlag stille direkte eller indirekte krav som virker på tvers av hva som er mulig å oppnå på rasjonelt vis. Dette kan øke kostnadene, uten at det gir interessentene i anskaffelsen noe tilbake. Det kan f.eks. være absolutte krav til personell med kompetanse som ikke søker seg til de områdene hvor kontrakten skal utføres eller som arbeidsmarkedet ikke kan levere, krav til CV på personell som ikke kan settes på oppdraget før man vet at kontrakten er vunnet, sammensetning av leveranser – som i stedet bør splittes osv. En høring av utkastet til konkurransegrunnlaget er en erkjennelse av at samspillet i konkurransegrunnlagets dokumenter og vilkår kan mangle på kritiske punkter og styre konkurransen mot de aktørene som har minst å tilføre oppdragsgivere.  Det er viktig å se at selv om krav ikke enkeltstående er feil, så kan summen av kravene eller typen forutsetninger redusere eller hindre målet om effektive og bærekraftige anskaffelser. Her må oppdragsgiver også vurdere sin ønskeliste, og være villig til å vurdere omprioriteringer.

=====

Øvrige artikler i serien:

Anbud365-kommentatorer (I): Ja til konkurransedokumenter på høring

Anbud365-kommentatorene (II): Står ressursinnsatsen seg ved konkurransegrunnlag på høring?

Anbud365-kommentatorene (IV): Så galt kan det gå når man ikke lytter til leverandørene

Anbud365-kommentatorene (V): Skepsis og en måte å gjøre høringen på