Kjørte konkurransepreget dialog, la til grunn behovet til nær en million brukere

Det tok et års tid å gjennomføre anskaffelsen som skal digitalisere og forenkle prøve- og eksamenshverdagen til 700 – 800 000 elever og arbeidsdagen til lærer og skoleledere i titusenvis. Dette er anskaffelsens sluttbrukere. Utdanningsdirektoratet tok i bruk konkurransepreget dialog og valgte nettopp sluttbruker-perspektivet som det bærende element i anskaffelsen. Nå deler de av sine erfaringer fra denne anskaffelsen, bl.a. om hvordan de fikk dekket inn sluttbruker-behov fra nærmere en million brukere. Denne og seks andre suksessfaktorer kan du lese om her.

Kontrakten som Utdanningsdirektoratet nå har inngått, gjelder et nytt prøve- og eksamenssystem for grunnskole og videregående skole. Open Assessment Technology S.A. fra Luxembourg kapret kontrakten, som skal gjøre det enklere å gjennomføre om lag 1 mill prøver og eksamener – økende til 1,5 mill i året når alle er digitalisert. Anskaffelsen ble gjennomført som en konkurransepreget dialog. Anbud365 har bedt seniorrådgiver Øyvind Barkald Aas i Utdanningsdirektoratet oppsummere erfaringene – i form av å liste opp suksessfaktorene.

– Vi har fått mange gode råd fra andre som har gjennomført tilsvarende prosesser – både når det gjelder innhold og valg av anskaffelsesmetode, slår han fast. Nasjonalt program for leverandørutvikling la stor vekt på at det dreide seg om et samspill med leverandørene. På den måten gjorde vi leverandørene bedre og de oss, som igjen betød en bedre kravspesifikasjon. Vår søsterorganisasjon i Sverige, Skolverket, hadde et år tidligere gjennomført en noenlunde tilsvarende anskaffelse. Herfra kom nyttige råd om hva vi burde/ikke burde gjøre.

Behovsbasert prosess

Han understreker at det dreide seg om en behovsbasert prosess – forutsetningen for å lykkes er faktisk at man er åpne for andre løsninger enn dem man har tenkt ut på forhånd. Tilbyderne har kompetanse som man kan trekke veksler på til nytte for hele anskaffelsen. – Derfor skrev vi ikke den endelige kravspesifikasjonen før et godt stykke ut i prosessen – vi ville ikke risikere å kreve en enhjørning når vi hadde behov for en hest, billedliggjør Barkald Aas.

Sluttbrukerperspektivet var viktig. I denne anskaffelsen var 700 – 800 000 elever i tillegg til lærere, skoleledere, ansatte for øvrig – og om lag 3000 skoler inn i bildet som sluttbrukere.

– Vi ønsket å se systemet fra sluttbruker, få vite hva de trengte, hvordan de ville at systemet skulle være osv. Arbeidsdagen for lærere og prøve- og eksamensgjennomføringen til elevene skulle bli enklere.  Åtte-ti medarbeidere i Utdanningsdirektoratet jobbet grundig med dette i et års tid, opplyser han. Vi snakket med lærere, elever, skoleledere osv. Det er jo de som har skoen på som best vet hvor den trykker.

Best mulig brukersnitt

I tillegg tegnet man en oversikt over de ulike stegene i det å lage, gjennomføre og vurdere eksamen, slik at brukersnittet ble best mulig der hvor store grupper brukere går inn. Overfor tilbyderne førte det innhentede og systematiserte materialet til etablering av 24 såkalte brukerhistorier, som er en form for kravspesifikasjon mye brukt i IT-bransjen. Barkald Aas legger til at dette er historier på et relativt overordnet nivå, og at det under hver av disse historiene finnes konkretiseringer.

– Det ble valgt ut tre tilbydere til å delta i den konkurransepregede dialogen, fortsetter han. Vi bad om tilgang til hvert av deres systemer og inviterte inn et knippe elever og et femtitalls lærere til å teste hvert av disse. De skulle beskrive og forklare hva de fikk til i det enkelte systemet, hva som var vanskelig, hva som er godt og hva de ville tatt med videre – alt med åpne spørsmål fra vår side som utgangspunkt. Dette gav mye nyttig informasjon.

Viste åpenhet

En betydelig suksessfaktor har det også vært at Utdanningsdirektoratet viste åpenhet gjennom hele prosessen. Gjennom et dokumentasjonssystem kunne de tre tilbyderne løpende følge hva direktoratet holdt på med – planer, prosesser, utvikling av kravspesifikasjon mv. Til enhver tid kunne de se hva som var status, og forberede seg utfra dette til de tre dialogmøtene direktoratet avholdt med hver av dem. – Vi oppdaterte dokumentasjon fra møtene først etter at alle tre tilbyderne hadde vært gjennom den aktuelle dialogrunden, understreker Barkald Aas.

Han anbefaler sterkt at man belønner de tilbyderne som er med i prosessen. Tilbyderne har kostnader (reise, brukte timer) og de bidrar med kompetanse som gjør oppdragsgiver bedre. – Vær rause, oppfordrer han. Direktoratet betale 50 000 pr. møte, noe Barkald Aas i ettertid stiller spørsmål om var godt nok. Men vi viste respekt for tilbyderne og viste at vi tok dem på alvor, noe som er en god ting å ha med seg i slike prosesser.

Ikke undervurdere tidsbruken

Heller ikke skal man undervurdere tidsbruken. I den konkrete anskaffelsen har Utdanningsdirektoratet holdt på et års tid. Bare dialogfasen varte fra februar til midten av mai. 9 møter ble gjennomført:

– Hvert dialogmøte krevet en hel dag. For at møtene skal bli utbytterike er det viktig med gode forberedelser og tilsvarende etterarbeid. Det tar tid å jobbe med og gjennom de innspillene som kommer. Dette er ikke tilfeldige råd fra tilbyderne, det er bidrag til å gjøre oss og anskaffelsen bedre, sier Barkald Aas, som også trekker frem tidkrevende aktiviteter som arbeid med kravspesifikasjon, utlysning, kontrakt, ulike dokumenter til dialogmøtene osv.