Mangelfull etterlevelse av anskaffelsesreglene hos eiendomsgigant

Undervisningsbygg Oslo KF må iverksette tiltak for å sikre etterlevelse av anskaffelsesregelverket. Det anbefaler Kommunerevisjonen i Oslo etter en gjennomgang av konsulentbruken. Foretaket er Oslos største eiendomsforvalter. Årlig bygger de for over to milliarder. Investeringene gjelder både nybygg og rehabilitering.

Hvert år kjøper Oslo kommune konsulenttjenester for godt over én milliard kroner. Kommunerevisjonen har undersøkt bruken av konsulenter i Bymiljøetaten, Omsorgsbygg Oslo KF og Undervisningsbygg Oslo KF. Problemstillingen var om gjeldende regelverk og føringer ivaretas ved langvarig bruk av konsulenter til ordinære oppgaver i kommunal produksjon. Resultatene finnes i rapporten «Bruk av konsulenter til ordinære oppgaver». Datainnsamlingen har hovedsakelig foregått fra oktober 2015 til februar 2016.

Det viste seg at rundt en tredjedel av konsulentene i Undervisningsbygg hadde vært i foretaket i åtte år eller mer. Kommunerevisjonen stiller spørsmål ved foretakets etterlevelse av anskaffelsesregelverket og inngåtte rammeavtaler for flere av disse konsulentene. Det er en risiko for at skillet mellom fast ansatte og innleide konsulenter viskes ut ved langvarig bruk av konsulenter, noe som kan få konsekvenser for regelverksetterlevelse, heter det.

Fast ansatte og konsulenter

For eksempel står en virksomhet fritt til å organisere prosjekter med fast ansatte som den vil, men må ved bruk av konsulenter forholde seg til anskaffelsesregelverket og inngåtte rammeavtaler.

For anskaffelse av to seksjonsledere hos Undervisningsbygg var det ingenting i rammeavtalens konkurransegrunnlag som tilsa at seksjonsledelse var omfattet. Dersom det hadde vært utlyst en konkurranse, kunne andre leverandører vært aktuelle tilbydere.

Virksomhetene hadde også et forbedringspotensial når det gjaldt å aktivt følge opp at innleide konsulenter var kjent med habilitetsreglene. Dessuten var det forhold i Bymiljøetaten som kunne øke risikoen for at fakturaer som ikke skulle vært godkjent, ble godkjent, og at den økonomiske oppfølgingen av fakturering mot kontrakt ble vanskelig.

Godkjente egne fakturaer

– Det er alvorlig at en konsulent i Bymiljøetaten har kunnet godkjenne fakturaer som gjaldt egne timer, og at dette ikke ble oppdaget, skriver revisjonen. For Undervisningsbygg fremkom det at en konsulent hadde godkjent fakturaer fra firmaet han var leid inn fra, noe som er uheldig. Selv om flere var involvert i fakturabehandlingen, var det konsulentene som hadde godkjent fakturaene for utbetaling.