Å delta i konkurranse med forhandlinger kan koste SMB dyrt

Det kan være mange gode grunner til å velge konkurranse med forhandlinger, men det kan bli svært dyrt for små og mellomstore bedrifter å delta. Dette skriver sjefskonsulent Jeppe Rosenmejer i SMVdanmark i en artikkel. Han ber derfor oppdragsgivere tenke seg grundig om før de velger en slik prosedyre, som han også mener langt på vei favoriserer de store virksomhetene. Og han advarer mot å benytte konkurranse med forhandlinger til å presse priser.

SMVdanmark er en dansk organisasjon for små og mellomstore virksomheter, som nå tar til orde mot den tiltakende bruken av såkalte fleksible anbudsprosedyrer – i første rekke konkurranse med forhandlinger. Muligheten for å bruke slike prosedyrer kom inn i dansk anskaffelseslovgivning for noen år siden. Dette har oppdragsgivere til de grader tatt imot og har mangedoblet bruken av slike prosedyrer, skriver sjefskonsulenten.

Rett nok, heter det, kan bruken av slike prosedyrer gjøre det lettere å skreddersy løsninger, men det er en meget dyr måte å kjøpe inn på. For hver forhandlingsrunde en virksomhet skal delta i, skal de hjem og regne på et nytt tilbud. Dersom det også er snakk om kompliserte anskaffelser, som f. eks. bygg og anlegg eller IT, er det ikke småpenger som går med til slikt.

Spill av ressurser

Det kan koste både halve og hele millionen å delta i en slik prosess, og i en konkurranse kåres det bare en vinner. For alle de andre tilbyderne er deltakelse i konkurransen da et svært stort spill av ressurser.

Rosenmejer oppfordrer, på vegne av SMVdanmark, oppdragsgiverne til å tenke seg godt om før de kaster seg ut i bruk av en fleksibel anbudsprosedyre. Er det nå nødvendig, spør han, eller velger man konkurranse med forhandling fordi «det kunne jo være artig med en prat med tilbyderne innen vi velger»?

Å presse priser

Å bruke konkurranse med forhandling betyr at oppdragsgiverens behov ikke kan løses uten tilpasning av allerede tilgjengelige løsninger. Disse prosedyrene bør ikke benyttes der oppdragsgiverne har full klarhet i hva de ønsker og kan beskrive dette tilstrekkelig.  Med andre ord benyttes slike forhandlinger utelukkende til å presse priser – det er ulovlig, heter det i Rosenmejers artikkel.

Et annet problem med slike prosedyrer er at de langt på vei favoriserer de store virksomheten. De kan lettere avsette de nødvendige menneskelige og økonomiske ressursene og absorbere de kostnadene som er forbundet med et lengre forhandlings- og tilpasningsløp enn den lille virksomheten. For sistnevnte kan kostnadene slå ganske så hardt ut i regnskapene.

Dyrere for de små

Rosenmejer peker også på at de store virksomhetene oftere har standardiserte løsninger liggende, som de kan levere tilbud på til å begynne med, og så tilpasse i takt med forhandlingene. En mindre og mer spesialisert virksomhet vil ofte måtte starte forfra hver gang og tilby sin spesialiserte løsning fra starten av. Det gir, skriver han, den mindre og spesialiserte virksomheten høyere kostnader ved å delta i slike konkurranser.