NAV med konkurransegrunnlag på høring: Krever tid, men betaler seg

Å legge ut konkurransegrunnlaget slik NAV gjør, krever tid i gjennomføringsfasen, men betaler seg i konkurransefasen. Tydeligere konkurransegrunnlag gir bedre konkurranser, betyr gjerne færre avvisninger og avlysninger og gir bedre behovsdekning. Slik oppsummerer NAV sine erfaringer med å sende ut hele – eller deler av – konkurransegrunnlaget på forhånd. Positive tilbakemeldinger fra leverandører øker involvering og bedrer samarbeid.

For NAV er det å sende ut konkurransegrunnlag på høring et ledd i dialogen med leverandørmarkedet. For en konkurranse omfatter dialogen for øvrig veiledende kunngjøring (i alle anskaffelser), markedsundersøkelser, dialogmøter med leverandører én-til-én (også i alle anskaffelser), spørreundersøkelser til interne interessenter og dialog med eksterne interessenter, som f.eks. relevante fagmiljøer, bransjeorganisasjoner. Konkurransegrunnlaget sendes på høring i alle anskaffelser, opplyser NAV. Det understrekes at erfaringene som gis i dette intervjuet, er hentet fra anskaffelser av hjelpemidler.

Det er flere grunner til at NAV sender konkurransegrunnlag ut på høring for en konkurranse, forteller Christian Lupke, leder for kontor for brukeranskaffelser i anskaffelsesseksjonen i Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV) til Anbud365. Det bidrar til å redusere risiko både for oppdragsgiver og leverandører, og vi oppnår å avstemme muligheter med markedet, dvs. å stille riktige krav. Samtidig avdekker vi behov og oppnår bedre behovsdekning. Å få konkurransegrunnlaget på forhånd er også en imøtekommelse av ønsker fra leverandørmarkedet om mer informasjon på et tidligst mulig tidspunkt.

Gjerne i flere omganger

Høringsdokumentene sendes gjerne ut i flere omganger avhengig av behov og tidsplan. De kan ha ulike tema, omfatte hele konkurransegrunnlaget eller bare utvalgte deler. Som regel vil bl.a. følgende være på høring:

• Sentrale betingelser (leveringsbetingelser, avtalevarighet)
• Overordnede og spesifikke krav (samsvarsvurdering, standarder, dokumentasjonskrav)
• Definisjoner – presisering av begreper brukt i konkurransen
• Delkonkurranseinndeling (krav til standardkonfigurasjon, beskrivelse av brukere og behov)
• Tjenester
• Leveringstider for produkter og tjenester
• Tildelingskriterier (hvilke underpunkter kvalitet evalueres ut fra, hva som inngår i totalkostnadsberegningen)

– Hva har innspill fra leverandørene medført?

Eksempler er: Uklarheter er avdekket og rettet opp, og endringer på flere punkter: Overordnede produktkrav (standarder og samsvarsvurdering), krav til produktenes standardkonfigurasjon og konkurranseinndeling (det som etterspørres finnes ikke i markedet, inndelingen av konkurranser er uhensiktsmessig). Innspillene har også ført til rammeavtale med varighet over 4 år – og at nye behov og nye konkurranser.

– Det er også nyttig å få tilbakemeldinger på det leverandørene er enige i, understreker Lupke.

Erfaringene

Erfaringene er flere. Å sende konkurransegrunnlaget på høring er en god måte å avstemme konkurransen med markedet på (leverandørene har noe konkret å vurdere, informasjon på et tidligere tidspunkt). Positive tilbakemeldinger fra leverandører øker involvering og bedrer samarbeid. En annen erfaring er at det er viktig med dokumentasjon av beslutninger som tas på bakgrunn av høringsinnspill.

– Vi erfarer at det er variasjon i hvordan leverandører benytter muligheten. Det krever innsats fra leverandørene og at leverandørene setter seg godt inn i alle aspekter av konkurransen på et tidligere tidspunkt enn vanlig, poengterer Lupke. Å legge ut konkurransegrunnlaget slik vi gjør, krever tid i gjennomføringsfasen, men betaler seg i konkurransefasen. Tydeligere konkurransegrunnlag gir bedre konkurranser, betyr gjerne færre avvisninger og avlysninger og gir bedre behovsdekning.