Kjære leverandør, gi oss ditt svar på våre utfordringer

De spør leverandørene i konkurransegrunnlaget hva som er deres svar på sine utfordringer. Driften av en leveranseplattform som løpende skal utvikles i takt med kommunenes behov for nye digitale tjenester, skal anskaffes av Digitale Gardermoen IS (DGI). Det er snakk om innovasjon og samtidig organisasjonsmessige grep.

Kommunene på Øvre Romerike i Akershus (Eidsvoll, Gjerdrum, Hurdal, Nannestad, Nes og Ullensaker) vedtok høsten 2015 en ny innkjøpsstrategi (perioden 2015–2018). I den nye innkjøpsstrategien legges det vekt på å ha dialog med markedet, drive leverandørutvikling, og ha økt fokus på innovasjon i anskaffelsesarbeidet.

Det tok ikke lang tid før kommunenes leverandør av deres felles leveranseplattform –  Digitale Gardermoen IS (DGI) – «tok ballen». DGI hadde to hovedutfordringer: De måtte sikre stabil drift og sørge for at behovet for fremtidige digitaliserte tjenester i kommunene ble ivaretatt. De måtte tenke nytt, og våren 2015 ble det etablert kontakt med Nasjonalt program for leverandørutvikling. Den kontakten viste seg å være gull verd for DGI. Gjennom bruken av deres «metode for smartere innkjøp» – med markedsdialog og bruk av ytelse- og funksjonsspesifikasjoner – ble de loset trygt gjennom forberedelse, planlegging og gjennomføring av en innovativ anskaffelse. Etter samarbeidet med programmet er de overbevist om at dette er veien å gå også i fremtidige anskaffelser.

Søker leverandørenes svar

– Vi spør leverandørene i konkurransegrunnlaget hva som er deres svar på våre utfordringer, sier adm. dir. Odd Ruud og prosjektleder Olav Aga i DGI. Det har gått med mye tid og ressurser til dette, men erfaringen vi vinner, gjør at vi neste gang sparer mye tid og krefter, gjenbruk er viktig.

Det var ni som meldte sin interesse for å bli prekvalifisert til konkurransen, som gjennomføres som forhandlinger i to trinn. De fem som ble prekvalifisert ble invitert til ett nytt dialogmøte før konkurransegrunnlaget ble sendt ut. Formålet med møte var å ha dialog og å få innspill på hva som setter markedet i stand til å levere sine beste tilbud, og som skaper en god, effektiv og rettferdig konkurranse.

Å sette ut driften av en leveranseplattform som løpende skal utvikles i takt med kommunenes behov for nye digitale tjenester er noe ganske annet enn å kjøpe de samme løsningene som før. En vellykket innfasing krever organisasjonsmessig grep. Ruud og Aga:

Kjerneteam følger anskaffelsen

– Vi etablerte tidlig et kjerneteam av våre ansatte som fikk sentrale roller i prosjektet. Teamet skal følge anskaffelsesprosessen også etter at ny leverandør er valgt. Vi søkte tidlig forankring av hele prosessen i organisasjonen. Mange her har eierskap til driften, og en overgang som innebærer å overlate driften til en ekstern leverandør er selvsagt krevende. Fra årsskiftet 2016/2017 skal den nye leverandøren tre inn i rollen som driftspartner, ved først å overta driften slik den er i dag. I løpet av første halvår skal dagens drift overføres til ny leverandør på en ny, fleksibel og moderne plattform.