Sykehusinnkjøp med egenutviklet, ny metode for risikostyring

I løpet av 2018 har Sykehusinnkjøp, divisjon i Midt-Norge, utviklet og tatt i bruk en ny metode for anvendt risikostyring som identifiserer og presenterer risiko. Verktøyet som man nå har utviklet i Midt-Norge skal nå tas i bruk i hele organisasjonen for å risikovurdere anskaffelser i hele foretaket. Jobben ned på få dette på plass skal gjøres i løpet av 2019. Dette kommer frem av årsmeldingen for 2018 som Sykehusinnkjøp nylig har publisert.

Gjennom å bruke denne metoden bruker man kategorispesifikke forhold i risikokartleggingen. Dette gir mulighet til å velge riktige prosesser og bedre ressursstyring. I tillegg gir metoden også bedre verktøy for å analysere muligheten for gevinster. Flere av ansatte i divisjonen har vært sentrale i arbeidet med å få dette på plass.

– Det er en styrke for organisasjonen å ha flinke og initiativrike folk som ser muligheter for å utvikle arbeidsprosessene videre, sier divisjonsdirektør Monika Strømmen Jensen i Sykehusinnkjøp HF, divisjon Midt-Norge i årsmeldingen. Å jobbe frem et godt risikoverktøy har vært en av mange oppgaver å løse for et fortsatt relativt nystartet foretak.

Metodikk for risikovurdering

– Da vi jobbet med anskaffelsesplanen for 2018 og utvikling av kvalitetssystemet så vi at man ikke hadde noe godt verktøy for å vurdere risiko i anskaffelsene. Dette førte til at vi begynte å lage en metodikk for å risikovurdere anskaffelser slik at vi velger riktige prosesser og sikre riktig involvering fra helseforetakene i anskaffelsesprosessene, forteller Runar Skarsvåg, som er avdelingsleder i divisjon Midt-Norge, til årsmeldingen.

Underveis i utviklingen var det mange faktorer å ta hensyn til for at verktøyet skulle være tilpasset de 13 innkjøpskategoriene Sykehusinnkjøp jobber innenfor.

– For å utvikle et verktøy som skal passe til alle våre anskaffelser måtte vi gjøre det mulig å differensiere og ta hensyn til hvilken kategori anskaffelsen hører til. Her har vi fått god hjelp fra de ulike kategorilederne, som har jobbet frem profiler for hver enkelt kategori, forteller Skarsvåg.

Verdifull informasjon

Både kategoriprofiler, risikovurderinger og utviklingen av disse over tid sammen med erfaringsdata, er verdifull informasjon. Ved å innpasse disse dataene, kan dataene presenteres, anvendes og gjenbrukes i fremtidige anskaffelser og forvaltningsfasen. I tillegg kan de brukes som beslutningsstøtte både for helseforetakene og for Sykehusinnkjøp.

I verktøyet skal alle anskaffelser vurderes opp mot ulike risikoparametere:

• Fins det noen juridiske risikoer i anskaffelsen?

• Kan resultatet gi en fare for omdømmetap?

• Er det noen risikoer knyttet til miljøproblemer eller sosial dumping hos potensielle  leverandører?

• Ut ifra svarene på denne typen spørsmål utarbeider man en risikovurdering for hver enkelt anskaffelse.

– Dette vil blant annet avdekke hvilke anskaffelser vi må sette inn ekstra ressurser, for eksempel innen juss og samfunnsansvar. Tidligere ble dette i større grad vurdert opp mot størrelsen på anskaffelsen. Men det kan finnes store anskaffelser med lave risikoer og mindre med høye risikoer. Dermed kan verktøyet hjelpe oss å bruke ressursene vår på bedre måte, forteller Skarsvåg.