Departements-refs til ledere i offentlige virksomheter – svikter i anskaffelser

I stortingsmeldingen om offentlige anskaffelser refser Nærings- og fiskeridepartementet (NFD) ledere i offentlige virksomheter. På en rekke punkter når det gjelder offentlige anskaffelser, svikter ledelsen, ifølge NFD. Ledelsen i offentlige virksomheter utnytter i liten grad det store potensialet som ligger i bedre innkjøpsstyring, og mange innkjøpere opplever at manglende forankring av innkjøp hos ledelsen gjør at de har få insentiver til å gjennomføre gode og kostnadseffektive innkjøp. I for liten grad gjøres fakturakontroll for å hindre overfakturering fra leverandørene.

I Meld. St. 22 (2018–2019) Smartere innkjøp – effektive og profesjonelle offentlige anskaffelser peker NFD på at det er et stort forbedringspotensial for bedre styring av innkjøpsfunksjonen hos offentlige oppdragsgivere. Bare 33% av statlige virksomheter og 19% av kommunene bruker innkjøp som et virkemiddel for effektivisering, heter det.

Et av problemene er at offentlige virksomheter i for liten grad samler innkjøpsvolumet sitt. Dermed oppnår de ikke god nok forhandlingskraft overfor leverandørene. Lekkasjer på avtaler, det vil si at virksomhetene ikke bruker inngåtte avtaler, men kjøper utenfor avtalene, er også et gjennomgående problem. Mangelfull innkjøpsstyring gir i tillegg økte transaksjonskostnader for hvert nytt innkjøp, og gjennomgående dårligere betingelser enn hva som potensielt kan oppnås.

For liten grad fakturakontroll

Bare 19% av statlige og 16% av kommunale virksomheter har etablert systematisk leverandøroppfølging, og bare 22% av virksomhetene gjennomfører i stor eller svært stor grad leverandøroppfølging, fremgår det av meldingen. Det gjennomføres i for liten grad fakturakontroll for å hindre overfakturering fra leverandørene. Det er også generelt for lite dialog med leverandørene om kontraktsoppfølging for å sikre at de leverer i samsvar med de inngåtte avtalene.

– Satsinger og investeringer, som for eksempel arbeidet med å digitalisere anskaffelsesprosessen, får heller ikke nok oppmerksomhet fra ledelsen, og går i mange virksomheter for langsomt. Digitalisering krever ressurser, og dersom potensialet ikke tas ut gjennom styring fra ledelsen, kan dette ende opp som et tapsprosjekt, skriver departementet, som fremholder at innkjøpsfunksjonen i offentlige virksomheter organiseres ofte uten at noen har et overordnet samordningsansvar for virksomhetens anskaffelser. Innkjøpslederen/innkjøpsenheten har gjerne ansvar for bare en liten del av anskaffelsesporteføljen.

Bør klargjøre ansvar

Modenhetsundersøkelsen fra 2018 viser for eksempel at bare 30% av offentlige virksomheter involverer innkjøpsenheten i anskaffelser av bygg, anlegg og eiendom. Dette gjør at mange av de store og viktige anskaffelsene gjennomføres med fragmentert innkjøpsfaglig kompetanse. En av hovedanbefalingene i modenhetsundersøkelsen fra 2017 er at virksomhetene bør klargjøre ansvaret for innkjøpsfunksjonen og etablere en innkjøpsstrategi som er relevant for hele virksomheten.

Uavhengig av hvordan innkjøpsfunksjonen i de ulike offentlige virksomhetene er organisert, understreker NFD at virksomhetene ofte har for lite ressurser til å jobbe målrettet og helhetlig med innkjøpsporteføljen. Innkjøpskompetansen «slukes» av det operative arbeidet og det er lite tid igjen til å planlegge og være i forkant. Modenhetsundersøkelsen fra 2018 viser at en tredjedel av virksomhetene ikke gjør noen kartlegginger og analyser i forbindelse med planleggingen av den totale innkjøpsporteføljen.

Primært drift eller manglende avtaler

I planleggingen av nye avtaler er det primært nye driftsbehov eller manglende avtaler, og forlengelse av eksisterende avtaler, som utgjør grunnlaget for å igangsette en ny anskaffelse. Det er sjeldnere at et investeringsbehov eller muligheten for mer konkurransedyktige rammebetingelser er grunnen til at avtaler inngås eller reforhandles.

Departementet påpeker også at mange innkjøpere opplever at manglende forankring av innkjøp hos ledelsen gjør at de har få insentiver til å gjennomføre gode og kostnadseffektive innkjøp. Ledelsen i offentlige virksomheter utnytter i liten grad det store potensialet som ligger i bedre innkjøpsstyring.