Gjennomførte landets første hel-digitale dialogkonferanse

De mye benyttede dialogkonferansene mellom leverandører og innkjøpere har nå tatt et nytt steg. Som første offentlige innkjøper i Norge har Kystverket gjennomført en hel-digital konferanse. For en organisasjon som Kystverket, lokalisert langs hele kysten, er dette en genial konferanseform, heter det. Leverandørene ble spart for unødig tidsbruk og miljøet for utslipp fra reisevirksomhet. Men noe av effekten av en fysisk konferanse går tapt ved en slik løsning.

Bakgrunnen var at Nasjonalt program for leverandørutvikling var på jakt etter en virksomhet som kunne prøve ut en ny konferanseform – heldigital dialogkonferanse. Kystverket ble anbefalt å ta denne muligheten i bruk, og tente på ideen.

Kystverket hadde behov for et digitalt system for delegering av myndighet og tilgangsstyring. Det ble satt ned en prosjektgruppe for å undersøke om slike løsninger finnes i markedet, eventuelt om det kan utvikles, og å tilrå videre fremdrift. Gjennom internettsøk, kunne ikke prosjektgruppa finne at lignende løsninger fantes i markedet.

En-til-en via Skype

Vanligvis gjennomføres dialogkonferanser som et fysisk møte. I de senere årene er det dessuten blitt mer og mer vanlig å filme eller live-streame dialogkonferansen på internett, ifølge leverandørutviklingsprogrammet. Det Kystverket gjorde, var å kutte helt ut det fysiske møtet. I tillegg utvidet de den digitale tjenesten med muligheten til å stille spørsmål underveis og ta de påfølgende én-til-én møtene i etterkant på Skype.

–  Vi fikk formidlet budskapet på en effektiv måte, og slapp å reise for å gjøre det. En slik konferanse ville normalt innebære at fire personer måtte reise fra Ålesund til Gardermoen. Dette var både tids- og kostnadseffektivt i forhold til prisen for kjøp av streamingtjenesten, sier Jan Åge Øyen på innovativeanskaffelser.no. Han er seniorrådgiver i stab for økonomi- og virksomhetsstyring ved Kystverkets Hovedkontor i Ålesund.

Sparer tidsbruk og miljø

– Vi sparer leverandørene for unødig tidsbruk og miljøet for utslipp fra reisevirksomhet, legger seniorrådgiver Therese Sanne i Kystverket til.
Kystverket forventet at digital tilgang til dialogkonferansen ville gi økt deltakelse, men hadde ikke trodd at de skulle få slike utslag. – Vi kjørte en Questback i etterkant for å få tilbakemeldinger fra deltakerne. Hele 60% svarte at de ikke ville deltatt dersom dialogkonferansen hadde vært gjennomført fysisk på f. eks Gardermoen. Det sier meg noe om at leverandørene gjør en streng kost/nytte-vurdering av hva de bruker tiden på. Med 60% dårligere oppmøte på et fysisk møte er det ikke sikkert at vi hadde sittet med den kunnskapen vi har om slike løsninger som vi har nå, sier Øyen.

Savnet «kaffepraten»

Dialogkonferanser handler ikke bare om at behov kan møte nye løsninger. Det handler også om innkjøpere som møter leverandører, og ikke minst at leverandører møter hverandre. Det siste er spesielt viktig når det er snakk om å utvikle nye og komplekse løsninger som én leverandør ikke nødvendigvis kan levere alene. Med digitale dialogkonferanser er ikke mulighetene for det like gode, og deltakerne påpeker også dette i sin respons. – Det ser ut til at enkelte leverandører har savnet «kaffepraten» man får på en fysisk konferanse. Vi ser også at dette kan ha sine svakheter i tilfeller der man ønsker at leverandører skal «finne hverandre» og samarbeide. Slike samarbeid krever aktiv medvirkning fra arrangøren ved en digital konferanse, sier Øyen, som konstaterer at for en organisasjon som Kystverket, lokalisert langs hele kysten, er dette en genial konferanseform.