Fra og med i dag skal det offentlige kreve elektronisk faktura når de kjøper

Forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser trer i kraft i dag, 2. april, og gjelder for anskaffelser som starter etter dette, fremgår det av en melding fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Forskriften omfatter både stat og kommune, og sier at alle offentlige virksomheter som er omfattet av lov om offentlige anskaffelser, skal kreve elektronisk faktura på elektronisk handelsformat (EHF). Den nye forskriften viderefører det som for mange allerede er praksis, men betyr at også mer enn 135 000 næringsdrivende kan ta i bruk den nye versjonen av EHF-faktura.

Elektronisk handelsformat (EHF) er en standard for elektronisk utveksling av informasjon mellom oppdragsgiver og leverandør gjennom hele anskaffelsesprosessen. Standarden gjør at dokumenter som sendes fra for eksempel en oppdragsgiver, kunne leses av leverandørens datasystem selv om systemene er ulike.

I 2018 ble det håndtert mer enn 90 millioner e-fakturaer basert på EHF-standarden i den norske delen av EUs nettverk for utveksling av elektroniske dokumenter (PEPPOL-nettverket). Dette var en økning fra 58 millioner året før. Med den nye forskriften forventes det at tallet vil bli enda høyere i 2019.

Må forholde seg til forskriften

– Offentlig sektor kjøper varer og tjenester for over 500 milliarder kroner hvert år. Leverandører som vil være med i konkurransen om å levere varer og tjenester til det offentlige må forholde seg til den nye forskriften. Dette vil bidra til økt digitalisering i næringslivet og sørge for at en større del av anskaffelsesprosessen blir digital, sier Astrup.

Elektronisk faktura sparer både oppdragsgivere og leverandører for tid og penger. Det er tidligere anslått at en virksomhet sparer om lag ti minutter på å motta en EHF-faktura sammenlignet med en vanlig faktura. I tillegg sparer avsender porto og papir.

Faktura betales ved forfall

– Bruk av e-faktura kan bidra til at det gjøres færre feil, redusert tidsbruk, mindre papir og til at faktura betales ved forfall. Det åpner for kortere betalingsfrister, og er bra for miljøet, sier Astrup.

Det er Direktoratet for forvaltning og IKT – Difi – som forvalter EHF og den norske delen av PEPPOL-nettverket. Informasjon om hvordan du som offentlig innkjøper eller leverandør til offentlig sektor kan komme i gang med elektronisk fakturering på det nye standardformatet og gjennom PEPPOL-nettverket finner du på Difis nettsider.

Forskriften implementerer EUs direktiv 2014/55EU om elektronisk faktura i offentlige innkjøp og gjelder anskaffelser av varer og tjenester over 100 000 kroner eksklusive merverdiavgift.