Det offentlige må ta i bruk e-faktura, uansett beløp

(En Anbud365-kommentar) Alle offentlige oppdragsgivere – statlige som kommunale – må tilpliktes å kreve bruk av elektronisk faktura i alle transaksjoner seg imellom og fra leverandører til det offentlige. Det gjelder også under den nedre grense på 100 000 i anskaffelseslovgivningen. Det er vanskelig å se hvorfor ikke standard EHF (Elektronisk handelsformat) skal legges til grunn i all meldingsutveksling mellom kunde og leverandør i det offentlige. Det er et konkret og nyttig effektiviseringstiltak og for de private som ønsker å selge til det offentlige, er ikke dette store belastningen. Digitaliseringen er her likevel.

Det er kommet en lang rekke høringsinnspill med synspunkter på forslaget om å forskriftsfeste et krav om bruk av elektronisk faktura for alle anskaffelser etter anskaffelsesloven. Det betyr e-faktura for beløp på 100 000 og over.

I høringsnotatet skriver Nærings- og fiskeridepartementet (NFD) at det i 2017 ble gjennomført 58 millioner EHF-fakturatransaksjoner i Norge. I kommunene er 59 % av alle inngående fakturaer i EHF. Tilsvarende tall for fylkeskommunene er 61 %. DFØ (Direktoratet for økonomistyring) rapporterer at for de statlige virksomhetene de betjener, er ca. 64 % av alle inngående fakturaer i EHF. Ved utgangen av 2017 var nær 95 000 virksomheter registrert i ELMA (Elektronisk Mottaker Adresseregister), det offentlige registeret for mottakere av EHF-faktura, og antall elektroniske fakturatransaksjoner økte med 67 % fra 2016 til 2017.

Omfattende bruk av EHF

Ved utgangen av første kvartal i 2018 hadde antall EHF-fakturamottakere i ELMA økt til 106.000 og veksten i bruk økt med 72% i forhold til første kvartal 2017. Kravet om bruk av EHF-faktura i norsk offentlig sektor har hatt en betydelig effekt også i privat sektor, som frivillig har tatt i bruk EHF-faktura for fakturering mellom næringsdrivende. Tall fra ELMA viser at tilnærmet alle offentlige virksomheter kan ta imot EHF-faktura, og at mer enn 100.000 private virksomheter kan gjøre det samme.

Gjennom Digitaliseringsrundskrivet har statlige forvaltningsvirksomheter siden 1. juli 2011 vært pålagt å kunne motta faktura i EHF. Etter § 10 i forskrift om IT-standarder i offentlig forvaltning (Standardiseringsforskriften) plikter forvaltningsorganer å kunne ta imot faktura og kreditnota i EHF fra og med 1 juli 2014. For kommunesektoren gjelder plikten siden 1. januar 2015. Statlige virksomheter har fra 1. juli 2012 vært pålagt å kreve EHF-faktura ved inngåelse av nye avtaler om kjøp av varer eller tjenester.

EØS-forpliktelse

Norge er gjennom EØS-avtalen forpliktet til å implementere direktiv 2014/55/EU om elektronisk faktura i offentlige innkjøp. Direktivet stiller krav til at alle offentlige oppdragsgivere skal kunne ta imot og prosessere elektronisk faktura i standardformat tilknyttet alle kontrakter som er inngått med utgangspunkt i EUs anskaffelsesdirektiv. I Norge betyr dette alle oppdragsgivere som er omfattet av §2 i anskaffelsesloven. Etter anskaffelseslovens §16 kan Departementet (dvs. NFD) gi forskrift om bruk av elektronisk faktura i offentlige anskaffelser.

I høringsnotat om forskriftsfestingen er det tre spørsmål NFD spesielt ville ha innspill på. Ett av disse var: Skal alle offentlige oppdragsgivere pålegges å stille krav om elektronisk fakturering i alle kontrakter som inngås etter anskaffelsesloven, dvs alle anskaffelser over NOK 100.000?

Også under 100 000

Dette er imidlertid ikke til hinder for at en oppdragsgiver på eget initiativ kan kreve elektronisk faktura også i kontrakter under denne beløpsgrensen. Statlige oppdragsgivere har gjennom digitaliseringsrundskrivet (Rundskriv H-7/17, KMD) allerede i dag en forpliktelse til å kreve elektronisk faktura i standardformat tilknyttet alle kontrakter, uavhengig av kontraktsverdi. Begrunnelsen for dette kravet er at effektiviserings- og miljøgevinsten ved å benytte elektronisk faktura er den samme, uavhengig av verdien på kontrakten fakturaen er knyttet til.

Flere av høringsinstansene, blant disse Difi, tar til orde for at det er viktig at alle oppdragsgivere pålegges å stille krav om elektronisk fakturering i alle kontrakter som inngås, også under beløpsgrensen på 100.000 kr som følger av anskaffelsesloven. Det bør fremkomme av veiledningen til den nye forskriften om elektronisk fakturering i offentlige anskaffelser at forskriften ikke er til hinder for at også kommunale oppdragsgivere stiller et lignende krav i alle kontrakter, også de med en verdi under 100.000 kr.

Ikke nøle, krev e-faktura

Vår mening er at vi må kunne praktisere én fakturastandard i alle b2b-transaksjoner. Det er effektivitet i praksis, og trolig en forenkling for alle involverte. Om forskrift, veiledning eller noe annet er det virkemidlet som får gjennomført slik praksis for alle transaksjoner i offentlig sektor, er vanskelig å si. Men hvis man vil effektivisering, og det hører vi ofte, må et fast grep tas når det gjelder å få EHF-faktura i alminnelig bruk. Unntak for helt spesielle situasjoner er greit nok, men å unnlate å ta i bruk slik fakturastandard utfra et eller annet påskudd er derimot langt fra greit.