Benchmarking kan gi bedre anskaffelser, men grunnlag mangler

(En Anbud365-kommentar) Gjennom fornuftige analyser av egne tall kan ens innkjøp stadig bli bedre, vurdert ut fra målsettingene. Men kan de bli enda bedre? Hva gjør de andre som kjøper det samme? Til formålet er benchmarking – beste praksis – en god mulighet. Det forutsetter en felles kunnskaps- eller statistikkbank. Tiden er moden for etablering av et prøveprosjekt for slik innsamling og bruk av statistikk. Mye benchmarking foregår allerede gjennom nettverk og uformelle kontakter, men det trengs systematisering – behovet for bedre innkjøp må tas alvorlig også på dette feltet.

Tidligere i vår fikk svenske Upphandlingsmyndigheten i oppdrag av sin regjering om å sjekke ut hva slags og hvor mye statistikk man kunne skaffe seg for å forbedre kunnskapen om offentlige anskaffelser. Formålet er å «bättre kunna analysera, utvärdera och styra den offentliga upphandlingen».

Siden 2014 har Statens og Kommunernes Indkøbsservice i Danmark hatt et såkalt innkjøpsdatasamarbeid der fakturaer fra 91 av landets 98 kommuner inngår. I et oppslag i Anbud365 for noen dager siden kunne vi lese om noen av de gevinstene et slikt samarbeid gir.

Difi-statistikk

Her hjemme varter Difi opp med en utmerket statistikk over makrotall for dem som ønsker å danne seg et oversiktsbilde av offentlige anskaffelser her i landet. Trolig er det noe slikt svenske myndigheter er på jakt etter.

En rekke kjøpende myndigheter har etter hvert ganske god statistikk til nytte for egne anskaffelser. I så måte kan det ligge an til å prøve noe slikt som Danmark har. Ikke minst avdelingsdirektør Dag Strømsnes i Difi har mange ganger holdt engasjerte innlegg til fordel for bruk av benchmarking. Hvorfor får en virksomhet bedre pris enn en annen på en vare/tjeneste av samme kvalitet, i samme volum og med samme avtalevilkår?

Best å vite

Det er enkelt å si at dette kommer av at noen er bedre forhandlere enn andre, at tallet på tilbydere var ulikt, at tiden på året spiller en rolle, at man brukte ulike anbudsprosedyrer etc. Kanskje ligger «hunden begravet» i noen slike forhold, men det skulle vært greit å vite.

I en slik benchmarking ligger et betydelig lærings- og forbedringspotensial. Rett nok kan man mene at man selv har gode verktøy, og historiske tall kan dokumentere at man er på rett vei – stadig bedre kvalitet til stadig bedre (lavere?) priser. Imidlertid er det alltid noe å lære, til virksomhetenes beste, og mye av den lærdommen kan hentes ved å analysere eget opp mot naboens.

Også mindre innkjøpsmiljøer

Det er flest av de mindre anskaffelsesmiljøene. Til sammen utgjør de en betydelig del av de 500 årlige innkjøpsmilliardene. Det er i samfunnets og deres egen interesse at de kan forbedre sine innkjøp gjennom benchmarking og sammenlignende analyser.

Det er enkelte forutsetninger for at et slikt system skal fungere. Avgjørende er kvaliteten på det som legges inn i en slik statistikkdatabase. Dessuten vil det være behov for et system basert på omforente standarder, slik at vi snakker om «epler og epler», ikke «epler og pærer» under samme begrep.

Dersom et slikt verktøy skal komme til nytte for innkjøpere i det ganske land, må bruken av det være enkel. Ressurstilgangen på innkjøpssiden i virksomhetene er fortsatt ikke overveldende og tilgangen på stadig nye krav og oppgaver er ingen mangelvare. Da kan et innkjøpsmiljø i en mellomstor eller mindre virksomhet ikke bruke mye tid på å få ut nyttige analyser til bruk for forbedrede anskaffelser. M.a.o. er det en IT-utfordring ute og går her. En ikke helt liten, heller.

Erfaring fra KOSTRA?

Antakeligvis ligger det også noe juss her. Hva kan den enkelte offentlige virksomhet gi fra seg av opplysninger til en felles database, og hvilke av det som det er greit å dele, er viktige nok til å fylle et behov? Og i hvilken form? KOSTRA – Kommune-stat-rapportering – er en felles database der opplysninger gis inn. Trolig kan dette samarbeidet være et mønster.

Slik vi ser det, vil det være naturlig å starte med en erfaringsrunde, eller pilotutgave, av en slik benchmarking, der et visst antall frivillige ble med for å se om det er gevinster å hente – hva slags, i hvilket omfang etc. Slik kunne databasen raffineres innenfor en rimelig IT-utfordring.

Trolig trengs også statlig tilførsel av penger. Vi minner i den forbindelse på at regjeringen nå er i gang med å gjøre sine siste tilpasninger på forslaget til statsbudsjett for 2019.